da

Skanderborg Kommune tager styringen over egne data tilbage

Da Skanderborg Kommune for nylig investerede i en ny datastyring- og analyseløsning handlede det ikke mindst om at generobre magten over informationsstrømmene, siger Lars Leth, specialkonsulent i kommunens afdeling for Budget og Analyse. Den gamle løsning var for ufleksibel og teknisk tung at tumle med. De decentrale ledere havde brug for bedre og mere intuitive værktøjer til at identificere, analysere og handle på problemer.

“Målet var blandt andet at fjerne bøvlet – det, der tager tid og er besværligt uden at tilføje nogen værdi. Det vil vi have fjernet, så vores ledere og medarbejdere får præcise informationer på en nem og intelligent måde, så de kan bruge deres tid på kerneopgaverne,” siger Lars Leth, som står i spidsen for kommunens implementering af KMD Koncernstyring til datastyring og TARGIT BI som overbygning til analyse og datavisning. Moderne kommunedrift er for længst blevet en kompleks størrelse, der står og falder med effektiv informationsdeling og udnyttelse, og hos Skanderborg Kommune, hvor decentralisering er et kardinalpunkt i IT-strategien, havde man nået et punkt, hvor løsningerne var blevet til forhindringer, som stod i vejen for indfrielsen af de høje serviceambitioner.

“Det var blevet sådan, at arbejdsgangene skulle tilpasse sig data. Nu vil vi gerne have, det går den anden vej. At data tilpasser sig brugerne i stedet for,” siger Lars Leth og peger blandt andet på afhængigheden af ekstern IT-konsulentbistand som et problem, kommunen har søgt at afhjælpe med implementeringen af TARGITs BI-løsning.

“Med den gamle løsning havde vi ingen fleksibilitet til selv at lave noget. Al data og selve opbygningen af systemet stod eksterne konsulenter for. Hvis vi skulle bruge en analyse eller ny rapport, skulle vi have fat i konsulenterne, så de kunne gøre det. Vores rolle var reduceret til at bestille ting, og det gjorde det både ufleksibelt og meget dyrt,” siger Lars Leth.

“Vi søgte derfor en løsning, som skulle være let tilgængelig og intuitiv at benytte for brugere, som ikke er så vant til tekniske løsninger. Det skulle være nemt, og det skulle bare fungere!”

Arbejdet med den gamle dataløsning genererede hundredevis af bekostelige og tidstunge konsulenttimer. Til sammenligning har det blot krævet tre gange otte konsulenttimer at komme igang med TARGIT BI, og herefter har Skanderborg Kommune været selvkørende.

“Når vi tidligere bestilte noget, kunne det godt tage nogle dage, før de fik det lavet. Vi betalte konsulenttimer for den tid, det tog, og når du betaler per time, så holder du hurtigt op med at eksperimentere med tingene. Nu bruger vi i stedet vores egen tid på det, og på den måde er vi meget mindre begrænsede i at få brugt data. Vi føler virkelig, at vi er blevet herrer i eget hus med det her redskab,” siger Lars Leth.

Skanderborg Kommune købte i første omgang 400 brugerlicenser, da omstillingen til TARGIT BI blev skudt igang for et lille år siden. Kommunens i alt 70 decentrale enheder, såsom daginstitutioner, skoler og ældrecentre, har hver fået en, og herudover har de individuelle enheder haft mulighed for at købe flere til, hvis de havde brug for det. Det har 100 brugere valgt at gøre, så der i øjeblikket alt i alt er omkring 190 aktive licenser. TARGIT-suiten blevet først rullet ud på kommunens fraværsområde, og siden fulgte løn og personale. Også økonomi er klar til at blive sluttet til, og sidenhen vil kommunens andre relevante områder følge skridt for skridt. Med den integrerede Data Service løsning vil det herefter være muligt for brugerne at trække data ned fra andre områder eller fra eksterne datakilder som eksempelvis Danmarks Statistik, regneark og Facebook og vise dem side om side med egne analyser og data.

”Tidligere har vi ikke kunnet kigge på tværs af vores systemer, men det vil vi kunne fremover. Det vil give nogle kolossale fordele, også i forhold til den service vi leverer til borgerne. ”Silotænkning” afløses i stigende grad af samarbejder på tværs mellem kommunens områder, og det skal vi kunne understøtte med data”, siger Lars Leth.

Han har som ambition, at så mange af kommunens data som overhovedet muligt skal løbe over TARGIT BI, og på sigt vil han gerne udvide antallet af direkte brugere betragteligt til også at omfatte sagsbehandlere, visitatorer og andre.

De første konkrete resultater og brugernes modtagelse af løsningen har været overvældende positive indtil nu, siger han. På fraværsdelen er det ikke mindst drill down- og benchmark-funktionaliteten, der har overbevist brugerne. Ved at benchmarke sig mod tilsvarende skoler eller institutioner kan ledere fastslå, om der er et særskilt sygefraværsproblem. Med drill-down funktionaliteten kan de zoome ind fra den overordnede statistik til individuelle afdelinger og medarbejderes fraværshistorie og på den måde identificere præcist, hvor afvigelser er opstået og hvorfor – helt ned på de enkelte ugedage. Medarbejderrapporter kan herefter printes ud og medbringes til sygefraværssamtaler – let og smidigt. Det er tilmed muligt at lægge alarmer ind i systemet, så lederen automatisk får en e-mail, når der opstår afvigelser.
”Brugernes tilbagemeldinger har lydt på, at det er lige netop disse muligheder, de har savnet hidtil. Sygefravær udgør en stor udgiftspost på budgettet, og med TARGIT har vi fået en helt ny dimension i arbejdet med at håndtere og begrænse fraværet,” siger Lars Leth. Konsekvenserne ved skolereformen er et godt eksempel på perspektiverne i den nye analytiske tilgang til sygefravær. Skanderborg Kommune har med TARGIT været i stand til at afgrænse udviklingen i sygefravær helt ned på aldersgrupper, overenskomster, skoler og særlige fraværsmønstre.

”Vi har blandt andet kunne se nogle mønstre i sygefraværets ændring i forhold til alder. Det er dels aldersbetinget, hvordan man bliver ramt af denne her reform, kan man sige. På den måde lærer vi noget nyt og meget interessant omkring reaktionen på skolereformen. Og hvis du ved hjælp af denne indsigt kan finde nogle gode løsninger, så har du en stor gevinst – sygefravær er en stor omkostning,” siger Lars Leth.

Herudover forventer Skanderborg kommune også at realisere væsentlige gevinster i form af tidsbesparelser og på effektivisering af papirarbejde, når TARGIT er fuldt udrullet, siger han. Et godt eksempel, som allerede er delvist omsat,
er den standardiserede rapport til brug ved møder i kommunens decentrale ledere og medarbejderudvalg. De 70 LMU-udvalg mødes i alt omkring 250 gange om året.

”Inde i TARGIT har vi lavet en rapport med en standarddagsorden og nogle analyser omkring fravær og andre relevante ting for deres fagområder. Når de så klikker på ”LMU-rapport” inde i TARGIT, får de en opdateret rapport ud med dagsorden og analyser med friske data. Det er et godt eksempel på en standardisering, hvor der spares meget tid – det kan være en halv time til to timer før hvert LMU-møde.”

Det er blot en af mange muligheder for at gøre dagligdagen lettere for Skanderborg Kommunes decentrale ledere og medarbejdere, siger Lars Leth. Overordnet handler investeringen i TARGIT BI om at skære fedtet fra og lægge magten over informationerne tilbage i hænderne på dem, som bruger dem i dagligdagen. Og arbejdet er først lige begyndt.

BARC 2016


BARC report