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Os 10 piores erros de BI que estão comprometendo o seu projeto de Analytics

abril 11, 2016


A implementação do BUSINESS INTELLIGENCE pode ser uma tarefa complicada para empresas de qualquer porte. Não é apenas uma nova ferramenta a ser aprendida, mas também um novo processo que precisa ser estabelecido e novas estratégias que precisam ser levadas em consideração. O objetivo final, é claro, é a tomada de decisões mais rápidas e mais eficientes, com base no grande conhecimento e entendimento da tarefa em questão. Quando implementado da maneira correta, um ambiente orientado a dados irá acelerar o fluxo de trabalho e otimizar o negócio por completo.

As empresas não deveriam investir somente em plataformas de business intelligence e analytics, mas também em novas estratégias a fim de garantir a alta adoção dos usuários entre aqueles que mais se beneficiam da utilização do BI. Tão importante quanto a adoção de novas melhores práticas, é estar preparado para os imprevistos ao longo do caminho. Evitar estes 10 problemas de BI comuns irá lhe ajudar a conquistar o objetivo de um ambiente orientado a dados em toda a empresa.

Você enfrenta algum dos problemas abaixo? Não se preocupe. O guia As 10 melhores práticas para maximizar o valor do seu projeto de BI foi criado para lhe ajudar a manter o controle de seu projeto.

1. Não acelere o processo

Nível de risco: laranja


O Business intelligence tem por objetivo melhorar o fluxo de trabalho, porém, como qualquer novidade na rotina do escritório, há alguns contratempos ao longo do percurso. Isto é natural em uma estratégia de adoção de BI progressiva. Novos hábitos podem ser difíceis de serem implementados. A melhor maneira de manter o foco dos funcionários no objetivo é destacar a recompensa final. Apele para o lado racional dos funcionários. 

Sem o BI, há problemas naturais e falta de informações para as decisões de negócios diárias. As tarefas são realizadas, provavelmente, de maneira manual, com base no Excel e, propensas ao erro humano. Os dados que podem fornecer as maiores informações são mantidos sob a proteção do departamento de TI. A extração destes é complicada e as alterações em um relatório ou análises podem levar dias ou até mesmo semanas. 

Isto não deve acontecer. A melhor maneira de promover o investimento em novas ferramentas e processos é mostrar, através de cenários diários, como esta nova ferramenta pode mudar significativamente a maneira de conduzir o negócio. Um plano de comunicação apropriado irá estimular o lado lógico e até o mais impassível "dinossauro tecnológico".

Esta é uma das nossas histórias favoritas sobre a mudança total da cultura empresarial com base em uma nova realidade orientada a dados graças ao BI: A autoridade aeroportuária de Dublin voa com o TARGIT.

2. Não há um road map claro

Nível de risco: vermelho


Toda implementação de BI deve iniciar pela definição do road map que será realizado. Pela coleta de informações a partir de todos os departamentos que serão beneficiados por esta implementação. Faça o mapeamento passo a passo do processo que definirá como cada departamento irá incorporar o BI em seu fluxo de trabalho diário de um ponto de vista prático levando em consideração tanto o BI local como o BI central.

Enquanto o primeiro erro se refere à falha em não apelar para o lado racional e prático dos funcionários com melhoria global em seu fluxo de trabalho, este retrata uma falha de planejamento estratégico adequado.

Apesar das iniciativas a nível local agregarem valor, sem a preparação adequada, as empresas têm dificuldade em determinar o que é mais importante agora, daqui a seis meses ou posteriormente. Uma implantação de BI não ocorre da noite para o dia.  As empresas frequentemente focam no objetivo final e querem fazer muito mais do que são capazes a partir de um ponto de vista prático da adoção do usuário. Pense grande, porém, inicie pequeno. Em seguida, expanda o escopo dos dados e dos usuários conforme o planejamento. 

Este manual irá ajudá-lo a mapear o processo de BI que atenda às necessidades da sua empresa: 3 passos para se tornar uma Organização Orientada a Dados.

3. Mensurar KPIs demais

Nível de risco: laranja


Uma das armadilhas mais comuns nas quais empresas caem ao iniciar a sua utilização de BI é a tentativa de medir muitas métricas. De repente, com muitas informações ao alcance dos tomadores de decisão, os usuários de BI encontram problemas ao tentar monitorar todas as informações.

Devido à quantidade de informações, inúmeros dashboards e análises são criados. Esta não é somente uma prática de visualização de dados inadequada (confira aqui as 10 melhores práticas de visualização de dados), mas também modifica completamente o objetivo do BI.

Muitas pessoas cometem o erro de examinar apenas os resultados (Key Results Indicators). É importante saber como os resultados estão sendo atingidos, porém, é melhor ainda saber como estes foram alcançados. Estes são os Key Performance Indicators (KPIs) e eles devem ser monitorados de cuidadosamente. 

Ter objetivos claramente definidos a partir do seu processo de BI tornará possível o esclarecimento de quais atividades possuem o maior impacto na conquista do objetivo final. Isto ajuda a separar os dados importantes daqueles que não merecem tanta importância. 

Elaboramos um manual que irá ajudá-lo a identificar quais os KPI's mais importantes para a sua empresa: as Métricas que importam.

4. Não levar os usuários em consideração

Nível de perigo: vermelho


O BI nunca irá atingir a adoção máxima em toda a empresa se os usuários não forem cuidadosamente levados em consideração. O Analytics não é uma solução única para todos. Os usuários de todos os departamentos e cargos utilizarão o BI de maneira diferenciada, assim como funcionalidades diferenciadas. 

Alguns usuários especialistas precisarão de acesso às ferramentas para a criação de relatórios e análises a partir do zero e de acesso aos dados internos e externos da organização. Mas nem todo usuário necessita de funcionalidades analíticas avançadas - e muitos deles, inclusive, não devem nem mesmo ter acesso a essas ferramentas. 

Da mesma maneira, nem todos os usuários necessitam de acesso a dezenas de KPIs e dados da empresa. Muitos destes terão apenas o acesso aos KPIs mostrados a eles através de dashboards simples e análises incorporadas em plataformas com as quais eles já trabalham. Estas devem ser desenvolvidas para responder as questões de negócios de maneira que façam sentido àqueles que precisam destas respostas. Os funcionários não irão adotar o BI se as informações providas por este não fizerem sentido. A falha ao considerar o BI através das perspectivas de licenciamento e visualização de dados prejudicará o crescimento e dificultará a ampliação do escopo da solução futuramente.

Criamos um manual que define cada uma dos usuários de BI de uma organização e qual a melhor forma para que estes possam usufruir dos dados no E-book: Como garantir a mais alta taxa de adoção do usuário em seu Projeto de BI.

5. Departamentos são ilhas

Nível de perigo: laranja


Um dos benefícios iniciais da estratégia de business intelligence e analytics é quebrar os silos que normalmente existem nas empresas. Porém, quando trabalhar de forma isolada está enraizada na cultura da empresa, pode ser difícil quebrar os velhos hábitos. Algumas empresas fazem grandes progressos com a implementação e adoção da solução de BI e analytics a fim de permitir que as informações permaneçam dentro dos departamentos. Não é desta maneira que um ambiente orientado a dados é cultivado.

Quando os departamentos de Vendas e Marketing, por exemplo, unem forças com dados, eles podem visualizar melhor o que está gerando resultado e o que não está, e podem planejar iniciativas e melhorias futuras nas estratégias atuais. Um dashboard de Marketing habitual deve incluir a perspectiva do pipeline de vendas. Estes números ajudam no incentivo e na melhoria contínua de processos.

Saiba como os usuários do TARGIT promovem a estratégia interdepartamental através da sua solução de BI:  A Plano Molding lida com os desafios de negócios com o One Customer One View graças ao TARGIT Decision Suite.

6. Falta de treinamento

Nível de perigo: laranja


A maioria dos usuários de BI conhecem apenas superficialmente o potencial da plataforma de análises. Isso não é nenhum problema para os muitos usuários que precisam apenas de alguns dashboards e relatórios em suas atribuições diárias, porém, o mesmo não se aplica para a empresa em sua totalidade. Você não deveria ter que contratar consultores ou esperar pelo departamento de TI sempre que os usuários necessitam de uma mudança em um relatório ou tenham uma ideia sobre incorporar dados externos.

Por fim, o único tipo de ferramenta que tem chances de adoção do usuário bem-sucedida em todos os departamentos é aquela que não é tão intimidadora ou de utilização complicada para os funcionários em suas tarefas diárias. Munir todos os usuários de BI com o conhecimento e as informações corretas para tirar o máximo de proveito do software não é uma tarefa fácil. E a falha na realização desta contribui para o abandono da solução.

Somente quando cada usuário compreende a ferramenta a sua disposição, ele pode tirar o máximo de proveito do potencial do autosserviço do business intelligence e analytics. 

A TARGIT possui uma variedade de cursos online e presenciais a disposição dos usuários. E estamos constantemente atualizando nossas sessões de tutorial em vídeo e biblioteca de recursos.

7. Não aderir os limites de velocidade do autosserviço

Nível de perigo: vermelho


O autosserviço é uma coisa boa, certo? Sim! … E não. Modelos de BI modernos tem passado por altos e baixos com os recursos de BI de autosserviço nos últimos anos. Dessa forma, é bastante simples que algo dê errado.

Há inúmeras maneiras cujas quais os dados incorretos podem acabar flutuando em um data warehouse. Digamos que um vendedor informe incorretamente o nome de uma cidade ou estado de um novo lead. Descobrimos um caso deste em nossa base de dados do TARGIT essa semana. Ou uma valiosa fonte de dados externa realiza o armazenamento dos dados em um formato inadequado. Incorporar depósitos tais como in-memory, data lakes, e outras fontes de dados externas podem agregar um valor real aos recursos da solução de BI, entretanto, também pode significar problemas reais.

As empresas precisam de um método rigoroso e documentado para a manutenção adequada da qualidade dos dados. Sem isso, inconsistências e outras discrepâncias de dados resultam em um sistema que produzirá relatórios e análises imprecisas. O sandbox analytics em um sistema de circuito fechado também permite aos usuários realizar o protótipo de novos dados de maneira segura sem o auxílio do departamento de TI. Estes dados, em seguida, são distribuídos para teste com usuários onde as inconsistências são encontradas ou, enviadas à produção. A partir daí, mais sandboxing é criado e o clico de experimentação e a descoberta de dados inicia-se novamente.  Este sistema de circuito fechado permite aos usuários a verificação dos dados antes que as estes entrem em produção sem auxílio técnico. A garantia de qualidade aumenta e usuários assumem maior responsabilidade sobre seus dados.

Este tipo de governança de dados é um recurso importante em um ambiente bimodal moderno. Saiba mais sobre o BI bimodal aqui:  BI bimodal: Não é somente uma palavra da moda.

8. Falha de planejamento da aplicação do BI ao longo do tempo

Nível de perigo: amarelo


A miopia no BI é um problema que atinge empresas de todos os portes. Em muitos casos, isto se origina sob a forma de license creep (sem o planejamento da quantidade de usuários correta ao longo do tempo) e scope creep (o projeto interminável). Porém, as empresas também falham no planejamento das níveis de maturação da sua aplicação de business intelligence ao longo do tempo. Ou seja, o ritmo das níveis.

Para compreender a ritmo das camadas, leve em consideração um edifício. Cada edifício possui um número de níveis que irá envelhecer de maneira cronológica e mudará para atender às necessidades de seus ocupantes atuais. A estrutura em si, irá durar todo o tempo de vida útil do edifício, talvez centenas de anos. O lado exterior deste pode precisar ser remodelado ou reparado de cada 10 a 20 anos. Os serviços—Elétrico, ventilação—irão, provavelmente, precisar de atualizações de cada 7 a 15 anos. E no nível mais baixo, os elementos no interior do edifíciomóveis, lâmpadas, artespodem ser modificados facilmente em um ano, um mês, ou um dia. Isto ajuda a analisar o seu business intelligence no mesmo modelo.

Há três níveis de estratégias globais de business intelligence que podem modificar diferentes índices. 
  1. Sistemas de Registro: pacotes de aplicativos consolidados ou sistemas de legados internos que atendem aos processos principais e fazem o gerenciamento dos dados. Este é o sistema ERP e outros sistemas de data warehouse. Eles possuem o maior ciclo de vida dos níveis de BI, sendo cinco anos ou mais.
  2. Sistemas de Diferenciação: Aplicações que permitem a utilização de processos específicos da empresa ou indústria. Eles possuem normalmente um ciclo de vida de um a três anos para adaptar-se as novas necessidades empresariais. Estes podem ser a plataforma de campanhas de e-mail da empresa, a plataforma de e-commerce, personalização do site, ou outro sistema que alimente a solução de business intelligence.
  3. Sistemas de Inovação: Novas aplicações e oportunidades tais como comunidades sociais, aplicativos móveis e conteúdo web que se modificam a todo tempo.
A estratégia de BI deve trabalhar em conjunto com a maturação de cada um destes níveis a fim de que a documentação e o orçamento sejam elaborados adequadamente.

9. Não incentivar os usuários do BI

Nível de perigo: amarelo


Assim como a falha ao acelerar o processo é um dos primeiros erros que podem ser cometidos na implementação do BI, não incentivar ativamente os usuários de BI pode reduzir a importância de um ambiente orientado a dados. Quando os funcionários podem visualizar os resultados diretos de sua utilização pessoal do BI, tais como aumento do índice de conversões, eles irão compreender melhor a importância que o BI agrega as atividades diárias empresariais. Os departamentos devem contar casos de sucesso de BI nas reuniões de grupo a fim de incentivar os funcionários e compartilhar sucessos.

Na TARGIT, um relatório sobre as conversões provenientes de blog posts é entregue diretamente a nossa gerente de conteúdo todas as manhãs, dessa forma, o resultado de seus esforços é a primeira coisa que ela vê quando ela abre seu e-mail pela manhã. Quando ela deseja mais informações, ela abre a plataforma e visualiza estas informações detalhadamente com apenas alguns cliques para a total compreensão dos números. Isso ajuda a planejar melhor sua estratégia de conteúdo em torno do que está gerando resultados e o que não está. E esses números concretos lhe fornecem a motivação necessária para ser mais criativa com relação à entrega de conteúdo de forma atrativa, que agrega entusiasmo cada vez que uma conversão é realizada. E isto é muito vantajoso.

Saiba mais sobre como os dados certos encorajam os funcionários a fazerem as perguntas certas no E-book: A estratégia de BI.

10. Não tornar o BI acessível

Nível de perigo: laranja


O BI nunca fará parte da rotina diária dos tomadores de decisão se ele não for acessível a partir das aplicações que estes já utilizam. Para muitos usuários o novo conceito de BI e analytics pode parecer um pouco complexo e uma ferramenta intimidadora para ser adicionada à "lista do que fazer". E como todos os gerentes sabem, quanto maior for a complexidade da tarefa, é pouco provável que ela seja executada bem ou completamente.

Atualmente, o business intelligence pode ser incorporado diretamente em aplicações, tais como SharePoint, CRM, e sistemas ERP. Caso mais informações sejam necessárias, os usuários podem realizar o aprofundamento de análises com apenas alguns cliques. E o BI móvel permite que os usuários acessem suas análises onde quer que estejam. A porcentagem do analytics consumido em dispositivos móveis continua em ascensão incentivando os fornecedores de soluções de BI a garantirem a potência elevada e a sensação nativa para as aplicações móveis de forma que o poder e as informações nunca sejam comprometidas.

O BI incorporado, assim como o BI móvel facilitam a tratativa ao lidar com a adoção de BI. Recursos analíticos discretos descomplicam a vida dos funcionários e os deixam mais a vontade com a ferramenta. 

Saiba mais sobre o que acontece quando uma empresa utiliza o BI on the go: Kvadrat utiliza o BI on the go em conjunto com o Bi móvel do TARGIT.

Evitar esses erros de BI mais comuns irá ajudar o analytics a criar raízes em toda a organização, fortalecendo cada tomador de decisão com os dados necessários. Evitar o que é ruim é bom, o mesmo se aplica ao cumprir rigorosamente com as melhores práticas. Fizemos um manual com estas últimas e o download pode ser realizado aqui: As 10 melhores práticas para maximizar o valor do seu projeto de BI.

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